Project management tools merupakan perangkat atau software yang secara umum bisa digunakan untuk kebutuhan penyelesaian projek yang banyak digunakan oleh seorang Project manajer. Project manager adalah orang yang bertanggu jawab untuk mengelola suatu proyek dari awal hingga akhir, bertanggung jawab untuk menetapkan tujuan dan batasan waktu proyek, mengalokasikan sumber daya secara efektif, mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin terjadi, dan memastikan bahwa proyek diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditentukan, dan juga bertanggung jawab untuk mengkoordinasikan dan mengatur seluruh tim yang terlibat dalam proyek, serta berkomunikasi dengan pihak-pihak yang terkait dengan proyek.
Dari banyaknya tanggung jawab yang harus di penuhi oleh seorang project manager, tentunya memerlukan alat bantu dalam mengelola suatu proyek sehingga tujuan dan target yang ditetapkan sejak awal dapat tercapat.
Pengertian project manajement tools
Sebelum mengetahui manfaat dari penggunaan project managament tools dalam mengelola suatu project, perlu diketahi apa itu project management tools.
Project management tools adalah perangkat lunak atau aplikasi yang digunakan untuk membantu dalam mengelola suatu proyek. Tools ini dapat membantu mengatur dan mengelola seluruh aspek dari suatu proyek, termasuk menetapkan tujuan dan batasan waktu, mengalokasikan sumber daya, mengidentifikasi dan mengelola risiko, dan memantau progres terhadap tujuan proyek. Beberapa contoh project management tools yang sering digunakan adalah Trello, Asana, dan Basecamp.
Manfaat dari penggunaan project manajement tools dalam menegelola suatu project
Setelah mengetahui tanggung jawab seorang project manager dan mengetahui pengertian dari project manajemen tools, berikut ini adalah manfaat dari penggunaan project management tools:
1. Kerja yang lebih terorganisir
Manfaat dari penggunaa project management tools adalah membantu para anggota tim untuk bekerja secara lebih terkoordinasi dan terorganisir. Tools tersebut dapat membantu mengatur dan mengelola seluruh aspek dari suatu proyek, termasuk menetapkan tujuan dan batasan waktu, mengalokasikan sumber daya, mengidentifikasi dan mengelola risiko, dan memantau progres terhadap tujuan proyek.
Dengan menggunakan project management tools, para anggota tim dapat fokus pada tugas yang sesuai dengan kemampuan dan keahlian mereka, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditentukan.
2. Pelacakan progres suatu proyek
Manfaat dari penggunaan project management tools adalah memudahkan pelacakan progres proyek. Tools tersebut dapat membantu para anggota tim untuk dengan mudah melihat bagian mana dari proyek yang telah selesai dan bagian mana yang masih dalam proses. Ini memungkinkan mereka untuk menyesuaikan strategi dan mengambil tindakan yang diperlukan jika terjadi keterlambatan atau risiko.
Dengan demikian, project management tools dapat membantu para anggota tim untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditentukan.
3. Pengelolaan sumber daya secara efektif
Manfaat selanjutnya dari penggunaan project management tools adalah membantu dalam mengelola sumber daya secara efektif. Tools tersebut dapat membantu para anggota tim untuk mengalokasikan sumber daya (seperti waktu, tenaga kerja, dan dana) secara tepat sesuai dengan kebutuhan dan kemampuan masing-masing.
Ini juga memungkinkan para anggota tim untuk fokus pada tugas yang sesuai dengan kemampuan dan keahlian mereka, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditentukan.
Dengan demikian, project management tools dapat membantu para anggota tim untuk bekerja secara lebih efisien dan mengurangi kemungkinan terjadinya kesalahan atau kelebihan beban kerja.
4. Pengidentifikasian dan pengelolaan risiko
Manfaat selanjutnya dari penggunaan project management tools adalah membantu dalam mengidentifikasi dan mengelola risiko yang mungkin terjadi selama pelaksanaan proyek. Tools tersebut dapat membantu para anggota tim untuk mengidentifikasi risiko-risiko yang mungkin terjadi, seperti keterlambatan, kelebihan biaya, atau masalah kualitas, dan mengambil tindakan preventif atau mitigasi sebelum risiko tersebut menimbulkan dampak negatif pada proyek.
Dengan demikian, project management tools dapat membantu para anggota tim untuk bekerja secara lebih aman dan terhindar dari risiko-risiko yang tidak diinginkan.
5. Kemudahan komunikasi dan koordinasi anggota tim
Manfaat selanjutnya dari penggunaan project management tools adalah memudahkan komunikasi dan koordinasi antara para anggota tim. Tools tersebut dapat membantu para anggota tim untuk dengan mudah berbagi informasi dan terlibat dalam diskusi tentang proyek. Ini juga memungkinkan para anggota tim untuk bekerja secara jarak jauh, jika diperlukan.
Dengan demikian, project management tools dapat membantu para anggota tim untuk bekerja secara lebih efektif dan terkoordinasi, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditentukan.
Kesimpulan
Dari 5 manfaat yang telah disebutkan diatas, dapat disimpulkan bahwa dengan menggunakan project manajement tools dapat membantu para anggota tim untuk bekerja secara lebih efektif dan efisien, sehingga proyek dapat diselesaikan tepat waktu dan dalam anggaran yang telah ditentukan.
